Privacyverklaring
CrowdLogic is een realtime dispatch-platform voor beveiligingsorganisaties, evenementorganisatoren en meldkamers. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken als u onze website bezoekt, een offerte aanvraagt of het platform gebruikt, waarom wij dat doen en welke rechten u heeft.
1. Wie zijn wij
Truxion Media
Heerhugowaard, Nederland
KvK-nummer: 42212602
E-mail: info@truxion.nl
Website: truxion.nl
CrowdLogic is een product van Truxion Media. Waar in deze verklaring "wij" of "ons" staat, bedoelen wij Truxion Media.
2. Onze rol: verwerkingsverantwoordelijke of verwerker
Wij hebben twee verschillende rollen:
- Verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens die wij voor onszelf verwerken: bezoekers van de website, offerte-aanvragen, gebruikersaccounts (inloggegevens en profiel), contact- en factuurgegevens van klanten, supporttickets en beveiligingslogboeken.
- Verwerker voor de operationele gegevens die onze klanten (beveiligingsorganisaties en organisatoren) in CrowdLogic vastleggen: evenementen, meldingen en opvolgingen, deelnemers, teams, opdrachtgevers en contactpersonen, bijlagen en plattegronden. De klant bepaalt waarvoor en hoe lang die gegevens worden gebruikt en is daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke. Afspraken hierover staan in onze verwerkersovereenkomst.
Werkt u als medewerker van een klant met CrowdLogic, of staat u in een melding die een klant heeft vastgelegd? Neem dan voor vragen over die gegevens eerst contact op met die organisatie. Wij helpen de klant bij het afhandelen van uw verzoek.
3. Welke gegevens wij verwerken en waarom
3.1 Bezoek aan de website
Als u crowdlogic.nl bezoekt, ontvangen onze servers technische gegevens zoals uw IP-adres, de opgevraagde pagina, het tijdstip en uw browsertype. Dit is nodig om de site te tonen en te beveiligen. Voor bescherming tegen misbruik (bijvoorbeeld te veel inlogpogingen) houden wij tijdelijk tellers bij op basis van een gehashte waarde van uw IP-adres of e-mailadres; deze verlopen na maximaal een uur.
Afbeeldingen, scripts en stijlbestanden van de live-site worden geleverd via het content delivery network van Bunny CDN (assets.crowdlogic.nl en uploads.crowdlogic.nl). Een aantal pagina's (onder andere de homepage en de inlogpagina) laadt lettertypen van Google Fonts. Daarbij ontvangen Bunny CDN en Google uw IP-adres om de bestanden te kunnen leveren. Wij gebruiken geen analytics, tracking of advertentiecookies.
Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): een werkende, snelle en veilige website.
3.2 Offerte-aanvraag
Via het aanvraagformulier op de homepage verwerken wij: naam, organisatie, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), type organisatie, aantal operators, aantal evenementen per jaar, gewenste startdatum en uw toelichting. Voor spambestrijding slaan wij daarnaast het IP-adres en de browserinformatie (user agent) van de aanvraag op en berekenen wij een spamscore. Daarvoor vergelijken wij het IP-adres en e-mailadres met lijsten van StopForumSpam die wij lokaal op onze eigen server bewaren; er worden daarbij geen gegevens naar StopForumSpam verstuurd.
Als een aanvraag in een andere taal is geschreven, kan een medewerker de toelichting laten vertalen via Google Translate. Alleen de tekst van de toelichting wordt dan naar Google gestuurd. De vertaling wordt na 30 dagen weer verwijderd.
Grondslag: stappen op uw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG); voor de spamcontrole ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG).
3.3 Gebruikersaccount
Accounts worden aangemaakt door ons of door de beheerder van uw organisatie (via een uitnodiging). Per account verwerken wij:
- e-mailadres en wachtwoord (opgeslagen als bcrypt-hash, nooit leesbaar);
- naamgegevens (roepnaam, voornaam, tussenvoegsel, achternaam, voorletters) en telefoonnummers, voor zover ingevuld;
- voorkeuren zoals taal, thema en meldingsinstellingen;
- koppelingen met organisaties en evenementen, rollen en rechten, en uitnodigingen (inclusief wie uitnodigde en wanneer);
- tijdstip van laatste inlog en laatste activiteit;
- meldingen in het platform (notificaties) die voor u bedoeld zijn.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst met uw organisatie (art. 6 lid 1 sub b AVG) en ons gerechtvaardigd belang bij een veilig platform (art. 6 lid 1 sub f AVG).
3.4 Operationele gegevens (als verwerker)
In opdracht van onze klanten verwerken wij de gegevens die zij in CrowdLogic vastleggen, zoals:
- evenementen (naam, datum, locatie, briefing, plattegrond met locatiepunten);
- meldingen en opvolgingen (tekst, onderwerp, locatie, prioriteit, status, verantwoordelijke, deadline, tijdstippen, wijzigingshistorie, vermeldingen en leesbevestigingen);
- bijlagen bij meldingen, zoals foto's en documenten;
- deelnemers aan een evenement (naam, telefoonnummer, e-mailadres, notities, rol en einddatum), teams en teamleden, interventieteams en actiehouders;
- opdrachtgevers en contactpersonen (naam, functie, adres, telefoonnummer, e-mailadres);
- checklists, debriefings, sjablonen en planningen.
Meldingen kunnen gegevens bevatten over personen die bij een incident betrokken zijn, soms ook gevoelige gegevens zoals informatie over gezondheid (bijvoorbeeld bij een EHBO-inzet). Wat er wordt vastgelegd bepaalt de klant. Wij gebruiken deze gegevens alleen om de dienst te leveren en niet voor eigen doeleinden.
Als een gebruiker bij het invullen van een evenementlocatie een plaats of adres zoekt, stuurt onze server de ingetypte zoektekst naar de PDOK Locatieserver (Kadaster, Nederland) en naar Photon (OpenStreetMap-zoekdienst van komoot). Uw IP-adres en accountgegevens worden daarbij niet meegestuurd; resultaten worden tot 24 uur bewaard in een cache.
3.5 Support en beheer
Als u een supportticket aanmaakt, verwerken wij het onderwerp, de berichten, de betrokken organisatie of het evenement en wie wat heeft geschreven. Om u te kunnen helpen kan een medewerker van Truxion Media tijdelijk toegang krijgen tot een organisatie of evenement, of meekijken als een gebruiker. Zo'n toegang is altijd tijdelijk, krijgt een reden en een einddatum, en wordt vastgelegd. Beheeracties van onze medewerkers worden met tijdstip en IP-adres opgeslagen in een auditlog.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) en ons gerechtvaardigd belang bij verantwoording en beveiliging (art. 6 lid 1 sub f AVG).
3.6 Klant- en factuurgegevens
Voor offertes, overeenkomsten en facturen verwerken wij de bedrijfsgegevens van uw organisatie en de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van contactpersonen.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) en wettelijke verplichtingen zoals de fiscale bewaarplicht (art. 6 lid 1 sub c AVG).
4. Bewaartermijnen
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Offerte-aanvragen gemarkeerd als spam | 30 dagen, daarna automatisch verwijderd |
| Vertaling van een aanvraag | 30 dagen |
| Automatische blokkades van IP-adressen (spam) | tot de ingestelde einddatum, maximaal 90 dagen |
| Overige offerte-aanvragen | 3 maanden na de aanvraag of de laatste wijziging, daarna automatisch verwijderd |
| Gebruikersaccount | zolang het account actief is; na beëindiging van de overeenkomst of op verzoek van de organisatie verwijderd |
| Bijlagen bij meldingen | 90 dagen na afloop van het evenement automatisch verwijderd, tenzij de klant de bijlage heeft veiliggesteld; nooit gekoppelde uploads na 24 uur |
| Overige operationele gegevens | zolang de klant dat bepaalt en de overeenkomst loopt; na beëindiging uiterlijk 90 dagen, zie de verwerkersovereenkomst |
| Auditlog van beheeracties | 2 jaar, daarna automatisch verwijderd |
| Tijdelijke supporttoegang | vervalt automatisch op de ingestelde einddatum |
| Factuur- en administratiegegevens | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
5. Met wie wij gegevens delen
Wij verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet voor marketing. Wij schakelen alleen de volgende partijen in:
- Bunny CDN (BunnyWay d.o.o., Slovenië): levering van statische bestanden en geüploade bedrijfslogo's via assets.crowdlogic.nl en uploads.crowdlogic.nl.
- Google: lettertypen via Google Fonts (uw IP-adres), en Google Translate alleen als een medewerker een offerte-aanvraag laat vertalen (alleen de tekst). Google kan gegevens verwerken in de Verenigde Staten; Google is gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework.
- PDOK Locatieserver (Kadaster) en Photon (komoot, Duitsland): alleen de zoektekst bij het zoeken naar een locatie.
Daarnaast kunnen wij gegevens verstrekken als wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Het platform verstuurt zelf geen e-mail; uitnodigingen en herstellinks worden door een beheerder gedeeld.
6. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Alle verbindingen lopen via HTTPS. Wachtwoorden worden alleen als bcrypt-hash opgeslagen. Inlogsessies gebruiken een HttpOnly-cookie die niet door scripts kan worden gelezen, en elk account kan centraal worden uitgelogd. Toegang is per organisatie, evenement en rol afgeschermd. Inlogpogingen en formulieren zijn beperkt tegen misbruik, bijlagen worden in een afgeschermde omgeving getoond en beheeracties worden gelogd. Ontwikkel- en productieomgeving gebruiken gescheiden databases.
7. Uw rechten
U heeft het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van uw gegevens en bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Wij kunnen de gegevens van een account als exportbestand aanleveren. Stuur uw verzoek naar info@truxion.nl. Wij reageren binnen een maand. Wij kunnen u vragen uw identiteit aan te tonen voordat wij een verzoek uitvoeren.
Gaat het om operationele gegevens die een klant in CrowdLogic heeft vastgelegd, dan sturen wij uw verzoek door naar die klant, omdat die de verwerkingsverantwoordelijke is.
8. Klacht indienen
Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan? Laat het ons weten via info@truxion.nl. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Cookies
CrowdLogic gebruikt alleen functionele cookies. Welke dat zijn leest u in ons cookiebeleid.
10. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen als het platform of de wet verandert. De datum bovenaan geeft aan wanneer de verklaring voor het laatst is gewijzigd. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij klanten vooraf.